Vous prévoyez d’installer un collaborateur en France. Le contrat est signé, le voyage est organisé, les visas sont en poche. D’autres démarches doivent toutefois être prise en compte pour assurer un onboarding réussi. Si toutes ne sont pas obligatoires, elles sont en revanche nécessaires pour vous prévenir de toutes sanctions financières ou complications administratives.

Changement du permis de conduire

Pour qu'une fois arrivé, votre collaborateur puisse conduire une voiture sans difficultés, il faut vous assurer que son permis, s’il n’est pas européen, soit transposé pour s’adapter aux normes françaises. Les permis obtenus au sein de l’Espace Economique Européen (EEE), ou au Royaume-Uni avant 2021, conservent en effet leur validité s’ils ne sont pas périmés. En revanche, un permis accordé en dehors de l’EEE devra être échangé dans un délai d’un an, à condition que le pays émetteur du titre dispose d’accords bilatéraux avec la France. Anticiper ce problème vous offre des garanties que votre collaborateur sera en mesure de se déplacer une fois arrivé.

Changement de carte grise

Lors de son arrivée, il est possible que votre salarié fasse venir sa voiture. Il lui faudra alors demander le changement d’immatriculation de son véhicule et donc, de sa carte grise. Cette démarche est obligatoire et doit être effectuée dans les 30 jours suivant le déménagement. Négliger cette étape serait prendre le risque d’exposer votre collaborateur à des amendes conséquentes et à une impossibilité de souscrire à une assurance pour son véhicule. Par conséquent, les demandes de changement doivent être menées sans attendre.

Recherche de logement

Lorsque vous faites venir un salarié en France, il vous faut vous assurer que celui-ci pourra disposer d’un logement décent et adapté à ses besoins. Cela peut d’ailleurs faire l’objet d’une clause spécifique du contrat de relocation de votre collaborateur, ajoutant cet élément à vos obligations sociales. En conséquence, vous devez accorder une attention particulière au suivi de la conformité du logement. C’est aussi bien une garantie face à de possibles risques de litiges, qu’une façon de vous assurer que le logement obtenu répond aux normes légales et que le contrat de bail obtenu est conforme.

Ouvrir un compte bancaire en France

Ouvrir un compte bancaire en France n’est pas une obligation légale en tant que telle. Mais si vous souhaitez vous éviter les coûts de transferts ou de change au moment des versements de salaires, c’est une étape, quoique souvent compliquée... En effet, toutes les banques n’acceptent pas des résidents étrangers et la loi interdit l’ouverture de compte chez certaines banques, celles en ligne notamment… Respecter ces conditions demande encore une fois de l'anticipation. Mais c’est le moyen d'éviter de verser les frais de transferts internationaux lors du payement de salaire, d'assurer une bonne gestion des dépenses ou pour immatriculer votre salarié à la sécurité sociale, étape nécessaire pour répondre à vos obligations sociales.

Affiliation ou Réaffiliation à la sécurité sociale

En tant qu’employeur, vous avez des obligations, notamment en termes fiscaux et sociaux. Pour être en mesure de les respecter sans frais, il faut vous assurer, avant son installation, que votre salarié est correctement immatriculé à la sécurité sociale, en fonction de son contrat et son statut d’emploi. Dans le cadre d’une relocation, cette responsabilité vous incombe, d’autant plus que vous pourriez vous retrouver à gérer des cotisations sociales venant de deux pays différents. Vérifier l'immatriculation du salarié facilite ainsi la gestion de vos obligations financières et sociales, notamment dans le cas où votre salarié tomberait malade ou subirait un accident du travail. En effet, pour se soigner sans frais, il lui faut avoir une assurance maladie valable en France, ce qui n’est pas systématique. Par exemple : être assuré en Inde ne donne pas les mêmes droits d’accès aux soins en France. Garantir l’inscription du salarié à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) s’impose en ce cas pour éviter que votre salarié relocalisé n’ait à prendre en charge ses frais de santé, dont vous seriez tenus responsable du fait de vos obligations d’employeurs.

Les risques de non-conformité : comment les éviter ?

Assurer son alignement avec toutes les normes françaises est un véritable parcours du combattant. Or, difficile d’en déroger, car ne pas les respecter vous expose à des risques qui peuvent compliquer l’onboarding du salarié. En revanche, s’assurer d'être conforme aux normes pendant un projet de relocation est assez chronophage. Contacter les services bancaires, la préfecture ou la sécurité sociale sont des démarches laborieuses, qui ne laissent pas le temps de se focaliser sur ses tâches principales. De plus, assurer un suivi des procédures comme une gestion dans les délais demande une mobilisation continue de l’entreprise comme des collaborateurs. En ce sens, déléguer cette charge à un tiers vous permet de répondre à cet enjeu de productivité, tout en répondant à vos devoirs de conformité.

Pourquoi déléguer et recourir à des services de conformité externes pour une relocation ?

Désireux d’assurer l'onboarding serein de leur salarié et de se prémunir des risques de non-conformité ? Vous pouvez vous tourner vers des services spécialisés. Ceux-ci s’occuperont de la gestion des démarches à votre place, dans le respect des normes, ce qui n’est pas sans avantages :

• EXPERTISE : Les prestataires disposent d’une connaissance solide dans le domaine des normes comme du marché local.

Cette expertise du terrain est un atout pour minimiser les coûts liés à la mise en conformité lors de la relocation. De plus, ils offrent une assurance de qualité. Connaissant les démarches indispensables, ils sont en mesure d’anticiper les complications possibles et de choisir les procédés les plus adaptées à votre projet.

• GAIN DE TEMPS : Les services de conformité sont un gain de temps.

Assurant le suivi et la gestion des procédures, les agences de relocation sont en mesure de suivre les évolutions des régulations et des dossiers. Le délai pour obtenir un numéro de sécurité sociale peut en effet être particulièrement long. De plus, certaines procédures demandent d'être renouvelées pour être aux normes. Typiquement, un permis de conduire transposé une fois doit être recontrôlé au bout d’un an par exemple. Disposer d’un expert en charge du suivi et capable de gérer les dossiers dans les délais vous permet de rester focalisé sur vos activités principales.

• PERFORMANCE : Recourir à un expert réduit la charge mentale de votre salarié et lui permettent de se focaliser sur ses tâches.

Choisir de déléguer à une entreprise externe le suivi des relocations est aussi un moyen de décharger votre salarié des différentes démarches, lui permettant de se focaliser sur ses tâches. Le prestataire de services prenant en main la mise aux normes, celui-ci pourra se concentrer sur son activité et ses missions.

Vous envisagez de relocaliser un collaborateur ? Vous souhaitez vous assurer d’être aux normes ? Contactez nos expertes !