Gestion de la mobilité des salariés internationaux en Côte d'Ivoire. 

LA DEMANDE 

Un leader des industries extractives cherchait une solution fiable et rapide pour la gestion de la mobilité de ses salariés internationaux afin de booster ses activités et éviter tout retard dans l’exécution de ses opérations.

CAHIER DES CHARGES 

• Consultation : Analyse préalable des projets de mobilité des salariés internationaux et évaluation de leurs impacts sur le droit du travail et la législation locale (détermination des obligations notamment en matière immigration, fiscalité, sécurité sociale).

• Préparation et soumission des dossiers de demande d’immigration (visa, permis de travail, carte de résident, etc.), ainsi que des démarches de légalisation et d'authentification de documents (autorisations de travail, casiers judiciaires, etc.) auprès des autorités compétentes (Ministère des Affaires étrangères, ambassades et consulats présents en Côte d'Ivoire, etc.).

• Suivi administratif et reporting des démarches : points réguliers avec le client sur l'avancement des missions traitées et en cours, assurant une transparence totale sur chaque étape du processus d’immigration (exemple : preuves de soumission des dossiers et transmission des reçus de paiement des frais administratifs).

• Monitoring des échéances : suivi des dates d’expiration des documents et gestion proactive des renouvellements.

• Sécurisation des données et accompagnement en cas d’audit.

SOLUTIONS APPORTÉES

• Mise en place d’un processus fluide et adapté pour la gestion de la mobilité des salariés internationaux.
  
  
• Optimisation des délais et des coûts liés aux démarches administratives et d’immigration.
  
  
• Système de suivi et de règlement des frais administratifs :

• Anticipation des retards et proposition de solutions en cas de blocage dans le processus de paiement des frais administratifs (exemple : retards dus à des procédures internes complexes impliquant plusieurs signataires).

• Suivi des dépenses administratives et vérification de la conformité des montants facturés par l’administration par rapport aux tarifs légaux applicables. En cas d’anomalie, nos équipes contestent les montants non conformes.
• Reporting détaillé permettant de suivre les coûts administratifs engagés pour chaque salarié bénéficiaire, y compris ceux liés aux procédures d’immigration des familles.

• Disponibilité des équipes par e-mail et téléphone pour répondre aux préoccupations du client et des salariés bénéficiaires, notamment en cas d’urgence liée à des restrictions de mobilité ou à des risques de non-conformité.

RESULTATS OBTENUS

1. Fluidification de la mobilité des salariés internationaux

• Malgré les longs délais de l'administration pour l’édition des cartes de résident (jusqu'à 2 ans d’attente dans certains cas), Anywr Côte d’Ivoire a réussi à faire enrôler plus de 80 salariés non-nationaux en moins de deux mois et à collecter près de 95 % des cartes de résident dans les délais légaux.

• Mise en place de solutions alternatives pour éviter les interruptions de mobilité des salariés en rotation entre la Côte d’Ivoire et leur pays d’origine.

• Renouvellement de plus de 20 visas ivoiriens en 72h, sans nécessité pour les salariés de quitter le territoire (malgré l’allongement des délais de traitement depuis 2025).

• Facilitation de l’ouverture de comptes bancaires pour les salariés non-nationaux grâce à la fourniture rapide de la documentation requise.

• Prise en charge et coordination des procédures d’immigration pour les familles des salariés.

2. Démarrage des projets dans les délais

• Optimisation des opérations :

• Coordination complète des processus (du briefing des bénéficiaires à la préparation des dossiers, en passant par la collecte des livrables auprès des administrations).

• Rappels proactifs des échéances pour anticiper les renouvellements et éviter les pénalités.

• Réduction du stress et des appréhensions des salariés non-nationaux en mobilité, leur permettant de se concentrer à 100 % sur leurs missions.

• Maîtrise des risques liés à la mobilité internationale, notamment en matière d'immigration, de fiscalité et de sécurité sociale.

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