Ubisoft x Anywr :
Offrir une relocalisation personnalisée à chaque employé

Nous sommes ravis de vous partager les témoignages de Luce-Claire Ndagano, cheffe d'équipe Mobilité Internationale Ubisoft et Christine Geffroy, coordonnatrice senior en relocalisation Anywr Canada. Découvrez dès à présent le succès de ce partenariat humain !

Bonjour Luce-Claire, pouvez-vous vous présenter et nous parler de votre rôle au sein d’Ubisoft ?

Je suis Luce-Claire Ndagano, je suis cheffe d'équipe Mobilité Internationale Ubisoft.
Cela fait maintenant 8 ans que je suis chez Ubisoft. J’ai commencé en tant que Spécialiste Mobilité Internationale. L'équipe de la Mobilité Internationale chez Ubisoft est rattachée au service des Ressources Humaines et plus précisément au Recrutement.
Chez Ubisoft nous essayons d'aller chercher les meilleurs talents pour créer nos meilleurs jeux. Il n’est pas toujours possible de trouver ces talents de manière locale, de ce fait, nous allons les chercher à l’international ou dans les autres provinces du Canada.        

Comment fonctionne le processus de mobilité internationale au sein d’Ubisoft ?          

A partir du moment où l’équipe du recrutement a embauché une personne à l'internationale, hors de la province d’embauche ou localement, mais sous un statut temporaire, mon équipe va prendre le lead de la demande et va se charger des papiers d'immigration afin que les personnes recrutées puissent travailler avec nous.    
Nous avons ensuite besoin d’accompagnement pour tout ce qui concerne la partie relocalisation quand cela s’applique. Chez Ubisoft, nous avons à cœur de faire de la relocalisation de notre employé une réussite. De ce fait, mon équipe se charge des billets d’avion, du logement temporaire, ainsi que du déménagement ou budget de relocalisation et nous déléguons tout ce qui est démarches administratives et logement permanent à un partenaire externe comme Anywr.                

Dans quel contexte avez-vous rencontré nos équipes ?  

J’ai commencé chez Ubisoft en tant que spécialiste en mobilité puis en tant que cheffe d'équipe. Nous souhaitions, à l’époque, améliorer notre expérience employé et cela nécessitait de faire affaire avec un partenaire externe. 
C'est important pour nous que le partenaire externe soit local parce que nous souhaitons quelqu'un qui connaisse vraiment le terrain pour accompagner au mieux nos employés. Cela nous permet de nous rapprocher d’un partenaire expert du marché, mais aussi de développer les entreprises locales.

Nous avons donc commencé à travailler à l’époque avec Fleur de Lys, qui ensuite a intégré le groupe Anywr.

Get Together des équipes Anywr & Ubisoft - Mai 2023

D'où viennent vos collaborateurs internationaux ?

Nous avons énormément de bureau dans le monde mais notre siège se trouve en France. La plupart des employés que nous relocalisons viennent donc de la France.    
Nous allons cependant chercher le meilleur talent là où il se trouve, notamment aux États-Unis, en Angleterre, en Allemagne, en Roumanie, en Inde ou en Chine.            

L’inclusivité est une valeur centrale chez Ubisoft.
Comment notre partenariat vous a-t-il aidé à concrétiser cet engagement envers vos talents internationaux ?

Alors oui, effectivement, nous accordons beaucoup d’importance à l’inclusivité chez Ubisoft. Nous avons beaucoup de groupe d’employés et nous souhaitons que toutes les communautés soient représentées.            
Nous avons à cœur que tous nos employés s’épanouissent et exploitent leur potentiel qu’importe leur communauté. Nous organisons ainsi beaucoup d’événements pour que chaque communauté puisse se retrouver et se développer.       
Une autre valeur importante pour nous est l’intégration, raison pour laquelle nous proposons également des cours de français à nos talents internationaux.

Dans ce cadre-là, notre partenariat avec Anywr fait sens puisque, depuis le début de notre collaboration, nous avons la même culture et la même ambition : faire que les personnes que l’on relocalise soient épanouies, comprises et bien intégrées.               

Nous apprécions la démarche d’Anywr d’associer les employés expatriés avec l’agent de relocalisation qui sera sensible à leurs demandes et comprendra leur réalité. L’agent proposé par Anywr sera capable d’orienter nos employés vers des communautés similaires et de les ouvrir aux environnements familiers. Les services d’Anywr vont au-delà des démarches formelles et administratives. C’est ce qu’on apprécie le plus dans notre collaboration avec Anywr : ce côté humain !

Parlez-nous de vos futurs projets en matière de recrutement international, de relocalisation ou des enjeux dans le contexte actuel

L'immigration est un sujet changeant du côté du gouvernement et nous y sommes très attentifs chez Ubisoft. Nous essayons donc tout simplement de composer avec ceux-ci.              
Nous devons nous assurer d’être capable de continuer à faire venir les meilleurs profils.

Comment vos collaborateurs, chez Ubisoft, ont-ils perçu l'accompagnement, l'accueil, le soutien de la relocalisation de l’accompagnement avec Anywr ?      

Ce beau partenariat Ubisoft/Anywr est possible parce qu’au fil du temps, nous avons affiné notre accompagnement.       
Au fil du temps on a eu l'opportunité d'améliorer notre collaboration et de la rendre encore plus pertinente. De manière récurrente, nous procédons à des sondages auprès de nos collaborateurs pour recueillir leur ressenti au sujet des services de relocalisation d’Anywr ainsi que de nos services en général. En effet, comme déjà mentionné, l'expérience employé est vraiment au cœur de notre travail.       
 

Nos employés relocalisés sont très satisfaits des services proposés qu’ils trouvent très efficaces. L’accompagnement Anywr rend leurs déplacements plus simples car on le sait, ça peut devenir très complexe et très stressant, de se relocaliser. Ça les aide beaucoup d'avoir le soutien d’Anywr. C’est très apprécié de voir qu’Anywr est impliqué dans la réussite de la relocalisation de chaque employé.           
 

De notre côté, en interne, nous apprécions aussi énormément la collaboration avec Anywr, notamment nos échanges avec Christine Geffroy, notre collaboratrice en relocalisation. Nous profitons de nos rencontres récurrentes pour affiner et optimiser notre relation. Ensemble, nous nous assurons que chaque point peut être abordé ou corrigé rapidement.    
De ce fait, dès que l’employé fait face à une problématique nous nous assurons ensemble qu’elle soit réglée le plus rapidement possible.           
Quand un agent remonte un point, Christine nous le fait savoir et inversement.
Nous essayons alors de l'aborder avec le candidat ou nous prenons directement contact avec Christine et nous réajustons les choses ensemble. C’est dans ces échanges constructifs que je peux dire que la collaboration se passe très bien !

Quels défis avez-vous rencontrés lors de la relocalisation de talents au Canada et comment notre partenariat vous a aidé à les surmonter ?

Chez Ubisoft nous proposons énormément de programmes pour intégrer les nouveaux employés, cependant même si la relocalisation se passe très bien en général nous avons réalisé au fil des années que les conjoints de nos collaborateurs n’étaient pas toujours bien intégrés. Cette intégration soulève quelques enjeux, il peut notamment avoir des tensions au niveau du couple ou parfois même une volonté de retour. C’est pour cela que nous nous sommes interrogés sur la meilleure façon d’accompagner les conjoints et de rendre leur intégration plus facile. Nous avons déjà organisé des rencontres avec les conjoints, préparé avec eux des activités au sein même d’Ubisoft et leur avons fait profiter d’événements comme Halloween et Noël.    
Nous avons aussi un budget d'intégration et offrons de l’aide à la recherche de travail pour le conjoint. Puis encore une fois, nous échangeons avec eux, parce que chaque relocalisation est unique. Et c'est ça qui fait aussi la beauté dans notre travail !

Quels aspects de l'accompagnement Anywr ont été plus bénéfiques pour l'épanouissement de vos employés ?

Tout, mais n’oublions pas que ça fait longtemps que nous travaillons ensemble et donc notre accompagnement n’a fait que se perfectionner. Et puis, notre offre, aujourd'hui, ressemble davantage à ce que les employés voulaient avoir.             

Néanmoins, si je dois citer un service, je dirai que le pick-up à l'aéroport est vraiment un plus, cela apporte un effet « waouh », c’est tellement plus pratique et agréable de se dire que quelqu'un vient nous chercher à l'aéroport et qu’on ne doit pas commencer à regarder les panneaux etc.       
Il y a aussi la recherche du logement permanent, parce que ça peut être un défi, surtout en ce moment, avec un parc immobilier canadien sous pression. Ça peut être difficile de trouver ou simplement de comprendre les règles d’un pays qui n’est pas le nôtre. Enfin, pour l’administratif, c’est rassurant de savoir qu’il y a quelqu'un de chez Anywr qui accompagne les expatriés et qui leur explique l’importance des différents documents et dossiers demandés.        

Comment notre approche globale, y compris pour les familles, a contribué au succès de vos efforts de mobilité internationale ? 

Nous sommes très sensibles à l'approche personnalisée proposée par Anywr car elle reflète nos valeurs. C'est ce qui permet, à mon sens, d'assurer une expérience employé de qualité.          
C’est important que l'employé se sente en confiance et cela facilite énormément les échanges, ça permet de mieux déterminer les besoins. Le collaborateur se permet alors d'aller plus en détail et d’exprimer davantage ses besoins de relocalisation. Le fait que nous sommes capables de proposer cet accompagnement avec Anywr nous permet aussi d'avoir un retour plus positif des employés et nous assure de répondre à leurs demandes.        

Pour illustrer cette approche personnalisée, nous assurons à nos nouveaux employés expatriés un panier d’épicerie de base, de quoi tenir deux ou trois jours afin de bien démarrer dans leur nouvelle vie canadienne ! Nous ne voulons pas que la personne se soucie des courses alors qu’elle vient à peine d’arriver dans un pays qui n'est pas le sien. Nous essayons donc de personnaliser chaque accueil, ainsi, si une personne est intolérante au lactose par exemple, ou si elle souffre d’une quelconque allergie, nous nous assurons que ce panier soit adapté à ses besoins. En plus d’offrir une belle attention, cela nous permet aussi d'éviter tout gaspillage.            
En ce qui concerne l’accompagnement global, nous avons évoqué les conjoints mais les enfants sont, bien sûr, tout aussi important ! Cela implique la recherche de l'école, des garderies et pour cela Anywr nous aide beaucoup !              
Nous avons aussi remarqué, que les gens ont adopté plus d’animaux, surtout depuis la COVID. De ce fait, ces petits compagnons sont également à prendre en compte dans les relocalisations de nos employés.             
Dans le logement temporaire, en plus de leur panier d’accueil, les collaborateurs peuvent retrouver des attentions pour leurs animaux domestiques, comme une litière, des croquettes etc. Et bien sûr, avant cela, lorsque notre équipe réserve les billets d'avion, elle s’assure aussi que nous sommes capables de réserver le vol pour leurs animaux et de leur fournir toute la liste de ce dont ils ont besoin. Cela fait partie de notre approche : pour nous, les animaux sont des membres de la famille ! Petite anecdote, de manière générale, on pense toujours au chien, au chat, mais ça nous arrive aussi de relocaliser des araignées ou des serpents !    

Chez Ubisoft, nous travaillons au quotidien sur des défis divers pour amender notre offre de service et nous sommes très heureux d’être accompagnés par Anywr pour faire de cette ambition une belle réussite !

Si vous deviez résumer votre relation avec Anywr en 3 mots ?

Conférence annuelle CERC - Septembre 2024

Efficace, simple et attentionné !             

Question efficacité, grâce à notre accompagnement, les employés n’ont pas à se soucier de remplir des dossiers ou se demander quelles sont les prochaines démarches à entreprendre. Quand ils arrivent au Canada, Anywr a déjà pris tout en main : circuit pour récupérer les documents, prise de rendez-vous etc. Ainsi, l’employé commence le lundi matin avec tous les documents en temps, en heure et en ordre.

 

 

Cette prise en charge permet à l’employé de se focaliser sur les choses importantes : sa famille, son emménagement, son adaptation, son intégration et ses missions au sein d’Ubisoft.           

Au nom d’Ubisoft, merci beaucoup à Anywr pour le support, l'accompagnement et tout simplement pour notre collaboration.

Equipe de mobilité internationale Ubisoft - Octobre 2024

PAROLES D'EXPERTS
                                  

Christine Geffroy, coordonnatrice sénior en relocalisation Anywr Canada nous partage son quotidien au sein de son partenariat avec Ubisoft.  

Christine Geffroy, coordonnatrice sénior en relocalisation

Pouvez-vous vous présenter et nous parler de votre rôle au sein d’Anywr ?

Je m'appelle Christine Geffroy, coordonnatrice sénior en relocalisation chez Anywr. Depuis trois ans, j’ai le privilège de collaborer avec Ubisoft, une entreprise dont je partage les valeurs humaines et l’excellence, pour accompagner leurs talents internationaux dans leur installation au Canada.

Mon rôle consiste à coordonner chaque étape clé de leur intégration : accueil à l’aéroport, recherche de logement, démarches administratives, choix d’écoles ou de garderies, et bien plus. J'agis comme intermédiaire entre le candidat, son employeur et nos équipes, en veillant à rendre chaque transition aussi fluide que possible.

Avec 12 ans d’expérience dans ce domaine, je suis motivée par un profond engagement humain. Mon objectif est de réduire le stress des nouveaux arrivants et de les aider à se sentir accueillis et soutenus dès leur arrivée.

Comment se passe votre collaboration avec les équipes d’Ubisoft ?

 Conférence annuelle CERC - Septembre 2024

Collaborer avec Ubisoft est un réel plaisir. Leur organisation rigoureuse et leurs informations claires facilitent grandement notre travail. De mon côté, je veille à être réactive et à assurer un suivi personnalisé pour simplifier le processus pour les talents et leurs équipes.

Cette collaboration va au-delà des aspects professionnels : elle repose sur des valeurs communes telles que la transparence et la priorité donnée à l’humain. Par exemple, nous ajustons rapidement nos approches lorsque nécessaire, toujours avec un esprit de confiance et de respect mutuel.

Des moments tels que les événements "Get Together" avec les équipes d'Ubisoft, nos agents et chauffeurs renforcent également nos liens, soulignant l'importance du relationnel dans nos missions.

Durant votre collaboration avec Ubisoft, avez-vous rencontré des défis particuliers ? 

Chaque candidat a son propre parcours, ce qui rend chaque accompagnement unique et parfois complexe. J’ai été particulièrement touchée par les familles venant de pays comme l’Ukraine, qui doivent tout recommencer dans un contexte difficile. Nos efforts visent à alléger leur charge émotionnelle et à les accompagner dans leur intégration culturelle et pratique.

Un autre défi récurrent concerne les talents qui voyagent avec leurs animaux de compagnie. Cela complique souvent la recherche de logement, mais nous trouvons des solutions adaptées avec persévérance.

Enfin, nous restons disponibles jusqu’à six mois après leur arrivée pour répondre aux questions qui surviennent au fil du temps, leur permettant ainsi de s’intégrer durablement. Ce suivi continu est crucial pour instaurer un sentiment de confiance et d’autonomie.

Ce qui me marque le plus, c’est l’impact humain de notre rôle. Nous sommes souvent leur premier point de contact et jouons un rôle de guide bienveillant. En les aidant à poser les bases de leur nouvelle vie, nous participons à leur réussite personnelle et professionnelle.

Equipe interne de relocalisation ANYWR CANADA - Septembre 2023


 

*"Relocalisation" au Canada = "relocation" en France